Compte-Rendu de la Réunion du Comité de Pilotage pour la Préparation de L'Année Internationale des Volontaires - 05 Juillet 2000
Le Comité de Pilotage pour la préparation de l’Année Internationale des Volontaires prévue en l’an 2001, a tenu sa deuxième réunion au PNUD le 05 Juillet 2000 à partir de 10h00. Le Président du Comité de Pilotage a remercié les participants de la réunion du jour, surtout ceux qui prenaient part à la rencontre pour la première fois, particulièrement les Représentants des Congrégations Religieuses. Le Président a rappelé brièvement le but de la rencontre réunissant des personnes venant de divers secteurs. Pour préparer l’Année Internationale des Volontaires, l’implication des acteurs venant de différents horizons est primordiale. Il a poursuivi en précisant que l’Année Internationale des Volontaires sera célébrée en l’an 2001 et avant sa célébration, le constat s’est dégagé qu’il était indispensable de faire connaître le Volontariat par des activités qui seraient préparées entre Juin et Décembre 2000.
Le Président a donné la parole aux nouveaux participants et les Représentants des Congrégations Religieuses (à savoir Caritas-Rwanda et l’Eglise Episcopale au Rwanda) se sont présentés au Comité de Pilotage. Mr. Ronald Piers, travaillant pour Caritas-Belgique, et Représentant Caritas-Rwanda, a voulu en savoir plus sur l’Année Internationale des Volontaires, et plus encore sur la notion exacte de volontaire -de même que le Représentant du MINITERE- ; et leur éventuelle part de participation.
Le Président en réponse, leur a indiqué les personnes-ressources qui leur fourniront la documentation pouvant les éclairer.
Ensuite, le Président a rappelé qu’au cours de la réunion précédente, deux Commissions avaient été établies, à savoir la Commission des Relations Publiques et celle chargée de la Communication. Aussi, au cours de cette présente réunion, les deux Commissions avaient à présenter au Comité de Pilotage leur plan de travail.
COMMISSION CHARGEE DE LA COMMUNICATION
Pour ce qui concerne la Commission chargée de la Communication, elle a tenue sa réunion le 19 Juillet 2000. Angélique Kaboyi (AVP), Bettina Goislard (VNU) et Emmanuel Rushingabigwi (UNESCO) étaient présents à la rencontre..
Kossi Komlan (Programme VNU) et Carlo Zorzi (AVSI) se sont excusés.
L’ordre du jour comportait comme point essentiel l’élaboration d’un plan provisoire pour une campagne de communication.
I. Déroulement de la réunion
Après avoir passé en revue une série d’activités susceptibles d’être réalisées dans le cadre d’une campagne de communication pour la préparation de l’Année Internationale des Volontaires, les participants à la réunion ont décidé de soumettre la proposition suivante au Comité de Pilotage :
Animée par le Programme VNU du PNUD, cette conférence de presse aurait pour objectif premier de présenter aux médias la philosophie qui soutend l’Année Internationale des Volontaires. Y seraient spécialement expliqués les différents types de volontariat, et la parole serait donnée à des Associations comme l’AVP, la Croix Rouge, AVSI, VSO.
Quand et où aurait lieu la conférence ?
Le Comité de Pilotage en décidera après concertation avec la Commission Communication.
Ce serait un dépliant de présentation des activités des VNU et des différentes associations de volontaires intervenant au Rwanda. La conception et la réalisation de ce dépliant présenté sous forme de triptyque, seraient assurées par le PNUD sur base de données fournies par le Programme VNU et par les Associations de volontaires.
La Commission Communication suggère que le dépliant soit prêt pour fin Août 2000 et soit mis à la disposition de la presse lors de la conférence évoquée au point 1.
Cela implique donc que la conférence en question soit probablement prévue vers la mi-Août 2000.
Hormis la conférence de presse prévue au point 1, devraient également être réalisées les activités suivantes :
Il s’agirait de magazines d’un calibre de 5 à 8 minutes, sur l’historique et les activités des VNU’s et des associations de volontaires au Rwanda. Les magazines pourraient être diffusés une fois par semaine, ou à un rythme plus accéléré selon la date à laquelle leur production aura commencé.
Il est évident que le contenu du dépliant proposé au point 2 sera d’une importance capitale pour la réalisation des magazines radio.
b. Emissions télé.
Les émissions télé étant beaucoup plus difficiles à réaliser que les émissions radio - beaucoup plus coûteuses aussi - la Commission Communication recommande au Comité de Pilotage, d’organizer des panels auxquels seraient invités les représentants des VNU et des associations de volontaires. Ceux-ci auraient alors l’opportunité d’expliquer leur programme et leurs actions à travers la télévision. Un autre moyen serait la réalisation d’un document d’environ une demie-heure, mettant en lumière l’action des volontaires au Rwanda.
c. Articles dans les journaux.
Il s’agirait de publier régulièrement dans des journaux ciblés (Imvaho, La Nouvelle Relève, Kinyamateka, New Times, Rwanda News Line, Ingabo, etc...), une série d’articles sur l’action des volontaires.
d. Internet.
Il faudra lancer une page Web sur le site du PNUD.
Toutes les informations obtenues dans le cadre de l’Année Internationale des Volontaires des Nations Unies seraient disponibilisées.
e. Affiches
Création d’une affiche reprenant le logo de l’Année Internationale des Volontaires, et pourquoi pas une définition du volontariat en kinyarwanda, en anglais et en français...
f. Publicité
f1. A la télé
Il s’agirait d’un spot publicitaire reprenant le logo de l’Année Internationale, sur fond d’images de volontaires en action, ou alors ce sont les noms des différentes associations qui apparaîtraient et disparaîtraient sur fond du logo.
f2. Dans les journaux.
Le même logo serait repris dans les journaux dans des espaces loués spécialement pour cette fin.
4. Divers.
Selon les moyens disponibles, il faudrait faire imprimer des casquettes, des T-shirts, des foulards, des pagnes, des stylos, etc...
COMMISSION DES RELATIONS PUBLIQUES
Quant au rapport de la réunion tenue le 20 Juin 2000 par la Commission des Relations Publiques, il a été présenté par Mme Françoise Kamanzi Ntagungira. Les points saillants de leur réunion de travail consistaient en quatre éléments essentiels :
Il a été nécessaire de définir au préalable la teneur du terme « relations publiques » pour pouvoir toucher le sujet dans son essence. De part la notion de « relations », il s’est dégagé le besoin d’impliquer le plus grand nombre de personnes dans les activités à entreprendre, de s’assurer de leur intérêt de participation et pour cela ; la dissémination à grand échelle de l’information est de mise, le contact et les visites destinés au plus grand nombre de personnes est primordial. Pour ce qui est du « public », il s’agit des différents secteurs, de diverses cibles ; à tous les échelons, en s’appuyant sur des correspondances,des messages, etc.
Aussi, la Commission « Relations Publiques » se chargera de contacter diverses personnes, oeuvrant dans différents secteurs ; dans le but de les informer au sujet de l’Année Internationale des Volontaires et du Volontariat en général et pouvoir acquérir leur pleine participation aux activités.
Pour ce qui concerne les stratégies, la question consiste à savoir les personnes à contacter, quelle démarche adopter pour le faire, la raison et les résultats attendus des contacts qui seront entrepris. Les personnes à viser seront les Ministères, les autorités locales, les Ambassades les ONG’s et autres, les Congrégations Religieuses, les organizations sportives, les troupes culturelles, les Agences Internationales. Le canal à utiliser sera l’envoi de lettres/correspondances, les visites des personnes visées, la tenue de rencontres, la production de posters, dépliants, etc. La raison des contacts est d’une part de bénéficier, grâce aux bons offices des Ministères, des autorisations nécessaires, de leur soutien et leur patronage. D’autre part, de s’assurer de l’implication, la participation des autorités locales, et de leur faculté de mobilisation et de sensibilisation.
Juillet 2000 : Début d’envoi des correspondances comme introduction
Aôut 2000 : Visites par délégations, posters, dépliants comme suivi
Septembre 2000 : Rencontres avec les Sponsors pour plus d’engagement
Octobre 2000 : Première Activités
Il est indispensable de déterminer une facilité de communication et un état des besoins avant le début proprement dit des activités.
Le Président a ensuite demandé l’avis de l’Assemblée pour ce qui concerne le calendrier proposé par la Commission des Relations Publiques. De l’avis général, et Mr. Dom Mensah de le préciser, le calendrier s’avérait réaliste, néanmoins, il serait approprié de préciser la (les) personne(s) en charge de chaque activité, et le travail de fond qui accompagnerait le calendrier. Le Président a souligné que lors de la prochaine réunion du Comité de Pilotage, les deux Commissions apporteraient les précisions et les détails demandés. L’Honorable Constance Mukayuhi Rwaka Constance a ajouté que le calendrier était logique, et qu’il serait profitable d’inclure l’Assemblée Nationale de Transition comme institution à impliquer ; son appui étant de taille. Aussi, la proposition du Plan de Travail de la Commission des Relations Publiques fut adoptée.
PROGRAMMATION DES ACTIVITES
La question a été posée de savoir s’il existe une période pendant laquelle un grand nombre de volontaires partent en congé. Hormis les volontaires engagés au sein de l’enseignement, qui partent de Juillet à Septembre, les autres volontaires prennent leurs congés de façon étalée sur l’année. Le Comité de Pilotage ne comportant pas en son sein plusieurs enseignants, la période des vacances n’entravera pas le bon déroulement des activités. Pour ce qui concerne la collecte d’informations, des documents relatifs aux activités des Volontaires Onusiens ont été remis, et toujours en attente d’informations en rapport aux activités des autres organizations de volontaires, l’AVSI devrant les fournir au plus tôt. Ces informations serviront de base pour étoffer les messages que comporteront les dépliants, les spots qui passeront à la télévision, etc.
Pour renforcer l’efficacité de la Commission chargée des Relations Publiques et lui donner beaucoup plus de substance, le Président a demandé si un candidat ne pouvait pas se joindre à la Commission. Le Représentant de Caritas-Rwanda, Mr. Ronald PIERS, s’est porté volontaire.
APPUI LOGISTIQUE
Le Président a invoqué la nécessité d’appui logistique, d’équipement, de moyen de déplacement (pour se rendre sur le terrain) et de communication (accès à l’Internet) ; pour être à même de savoir ce qui se fait ailleurs. Mr. Dom Mensah a précisé qu’il existe un budgét prévu à cette fin, et que la démarche la plus judicieuse serait de déterminer les besoins pour pouvoir trouver les moyens d’y subvenir.
Hormis les exemples de besoins inventoriés lors de la réunion -déplacements, rafraîchissements, communication (fax, internet, couverture médiatique), publication- il a été convenu que chaque Commission travaillerait à la détermination des besoins et les deux Commissions réunies donneraient une liste exhaustive.
Le Président a également demandé s’il existe une possibilité de disposer d’un local servant de Secrétariat Permanent, qui serait exclusivement consacré au travail de la préparation de l’Année Internationale des Volontaires. La question étant pertinente, le Représentant de VSO a renchéri en précisant que lorsque la préparation de l’Année Internationale des Volontaires sera avancée, les activités étant de plus en plus nombreuses et prenantes ; il faudra compter sur une permanence pour assurer le suivi ; les membres du Comité de Pilotage ayant déjà leurs propres responsabilités qui absorbent la majeure partie de leur temps. Selon Mr. Dom Mensah, la possibilité sera étudiée pour déterminer la faisabilité de la proposition et le PNUD essayera d’y pourvoir dans la mesure des moyens existants.
La question de coordination entre les deux Commissions a été mise en exergue par L’Honorable Députée Constance Rwaka pour une synérgie d’action. Aussi, lesdites Commissions devraient établir leurs calendriers de concert, pour que le calendrier de l’une des Commissions se complète avec celui de l’autre Commission. Il a donc été convenu que lors de la prochaine réunion, chacune des deux Commissions informe le Comité de Pilotage du travail déjà fait, et de celui à entreprendre ; et ce ; de façon concise. Dans la même lignée, VSO a proposé que les Présidents des deux Commissions se rencontrent pour une harmonisation de travail. En terminant, le Représentant de Caritas-Rwanda a demandé si un message particulier devrait être adressé à la Conférence des Evêques et le Président de solliciter l’appui et l’implication des Eglises pour qu’elles se sentent concernées et par conséquent, impliquées dans la préparation de l’Année Internationale des Volontaires. Avant de clore la réunion, le Président en concertation avec tous les membres du Comité de Pilotage ont convenu de tenir la prochaine réunion le 03 Aôut 2000 à 10h00 dans la salle de Conférence du PNUD.
Aïsha Kagabo
Chargée de Programme
Unité -Justice, Droits de l’Homme et Réconciliation-
PNUD/Kigali
LISTE DES PERSONNES PRESENTES A LA REUNION DU 05 JUILLET 2000